2024-02-23, 週五
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  • 加強公文二層決行方案
發文日期:中華民國112年8月7日
發文字號:高師大秘字第1121006486號
主旨:為簡化公文流程及尊重專業,奉校長指示,即日起試辦「強化公文二層決行方案」,敦請各單位切實依說明辦
           理,以利後續滾動式修正及精進。
說明:
一、經統計今年六月本校公文系統件數合計1883件,其中僅504件為「二層決行」,「一層決行」高達近75%,公務
       效率尚可提升。(如附件1所示)
二、本校可辦理「二層決行」之主管包括:教務處、學務處、總務處、五學院、進修學院、圖資處、師就處、
       研發處、國際處、人事室、主計室、秘書室、軍訓室、體育室、通識教育中心等各中心主管(如附件1所示)。
三、本校公文系統創文後之預設為「一層決行」,即日起請配合下述原則,將屬於「二層決行」之公文,於頁面上顯示
     「一層決行」之處點擊,改設為「二層決行」(各階段主管亦可如此調整決行層級。操作說明、新制分層決行對照表
      如附件2、附件3所示,如有操作疑問請洽文書組,分機1311-1314)。
四、本校「一層決行」之公文以下列十類事項為原則:
 (一)依法令規定須校長裁示者(如法規修正後由校長核定施行)。
 (二)採購、工程、營繕等重要事項須校長核准或知悉者。
 (三)特定人事事項涉及校長裁量權者(如獎懲、校務基金進用人員之延退)。
 (四)特定經費事項涉及校長裁量權者(如借款、場地費之減免)。
 (五)全校性委託/補助計畫之相關事宜。
 (六)個別計畫之契約、行政協議書涉及經費或授權者,須上簽核准及用印後簽訂(往後之執行事項則屬二層決行)。
 (七)校級會議之會議記錄陳核。
 (八)轉請本校辦理之陳情、檢舉案或司法案件之協辦。
 (九)單位間之疑義須校長協調事項。
 (十)其他具法令疑義或校級重要性之事項須校長裁示者。
五、以下七類事項敦請設定為「二層決行」辦理:
 (一)外部來文關於會議、活動、法令、政策、業務之宣導、報名、通知、存查、公告周知、配合辦理等事項之簽辦
            單。
 (二)各單位及所屬教師執行已簽定計畫之例行性、週期性業務(如申請收據、辦理活動、經費流用、發函邀請、回
            復詢問、提送資料、通知回報等事項)。
 (三)各單位辦理例行性業務上簽,並無會辦單位或會辦意見明確可行,並無繼續向上陳核之需要者(如確認會議
            記錄、更動課程、學分採認、授課教師異動、學生申請公假、退還保證金、資料更正等)。
 (四)開會通知單(請召開單位確認會議資訊後二層發佈)。
 (五)各單位對「校內」單位發函。
 (六)以下事項對「校外」單位發函授權二層決行:
      1、上述(二)關於執行計畫之例行性、週期性業務。
      2、各單位例行性、週期性業務(如核發在/離職證明、告知場地借用注意事項、確認公費生事宜、廠商來文後同意
            備查、邀請演講/口試/出席活動等)
 (七)受邀出席會議或報名活動,如需申請公假、公差假等,經會辦教務處(涉及課務者)、人事室後,即可二層
            決行,僅以下情形須一層決行:
       1、各同仁三日(含)以上之請假。
       2、出席主管會報之主管請假(如附件1所示)。
       3、出國或赴陸之請假。
       4、經人事室判斷須上陳校長者(可由人事室更改層級設定)。
六、學生教務事項以「二層決行」為原則(例如:日間學制由系所/學院會辦教務處後於所屬學院決行、夜間學制由進修
       學院會辦系所/學院後於進修學院決行)。依據現行法規「一層決行」僅限以下事項:
  (一)各學制學生申請休學第五個學期(含)以上。
  (二)確因教師本身計算錯誤須更正成績。
  (三)逕予退學事件。
  (四)日間研究生申請延長修業年限第三個學期(含)以上。
  (五)遴聘碩博士論文口試委員。
  (六)申請碩博士論文視訊口試。
  (七)其他爭議事件無法由教務處或進修學院判斷者。
七、關於上述分層決行原則,於具體個案如確有疑慮,可洽詢秘書室(分機1001)或先設定為一層決行辦理。
八、「用印申請」及「經費核銷」流程仍請維持現有作法,如有調整將另行發佈。
九、除電子公文系統之操作請配合以上原則外,「校內」各類紙本表件(如報告書、申請表)亦請參照辦理並逐步
       更新,屬於二層決行事項,請由說明二所屬主管代為決行;「校外」各類紙本表件仍請配合校外機關規定辦理。
十、本校歷年「分層負責明細表」屬於年度性之內部行政流程參考,於民國104年底後已未更新編印,請各單位即
       日起依本函所示原則辦理,未來再請配合人事室通知製作新版「分層負責明細表」。
十一、為提升行政效能及公文品質,以下六款注意事項併請各單位切實辦理:
  (一)各類公文書之製作請確實校對錯別字、標點符號、中外文語法、附件名稱(對外發函應特別注意以維護校譽)。
  (二)數據、依據、說明等務必周延確實並與附件一致(勿漏附件)。
  (三)點選「會辦單位」應正確周延,涉及「人事、經費」時務必會辦人事室、主計室,涉及計畫申請/執行事項時
             應會辦研發處,以免後續加會延宕時程。
  (四)創文後之「各層負責人」,敦請進行「實質審核」,確認無誤後再核章,如有錯誤缺漏、層級設定不宜者,請
             即時惠予更正。
  (五)「會辦單位」審核時如發現有需要更正或補充之處,請電話或文字說明後逕予退回業務單位續辦。
  (六)業務諮詢、請示或跨單位合作事項,敦請先電話或親自聯繫交流,獲取共識後如需公文確認再行上簽。如有
             協調需求可洽秘書室(分機1001)。
十二、未依循以上原則辦理之公文,容由秘書室擇要退回、建請調整,並定期彙報校長檢核,作為各單位MBO相關
           規劃之重要參據,期能共同優化本校行政效能。